INOVASI DIGITAL MANAJEMEN SISTEM INFORMASI PADA LAYANAN PUBLIK DI LINGKUNGAN PEMKAB SLEMAN

          Perkembangan dunia seakan-akan sudah tidak dapat terelakkan untuk diikuti arus sepak terjangnya, kehidupan manusia seolah-olah telah menjadi sebuah magnet atas perkembangan yang semakin modern, mau tidak mau semuanya akan tergerus oleh arus kemajuan perkembangan dunia yang sangat pesat jika tidak diikuti dengan bijak. Hal tersebut juga menjadi sebuah perhatian serius pada perkembangan manajemen yang juga mau tidak mau mengikuti arus perkembangan kemajuan teknologi di modern. 

          Sebuah kemajuan di berbagai aspek saat ini tidak terkecuali pada perkembangan sistem informasi manajemen, menurut definisinya Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Lebih lengkapnya Sistem Informasi Manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi dan disatukan apabila di pandang perlu, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi (Djumiarti, 2008).

          Sebuah sistem informasi manajemen sangat diperlukan untuk menunjang berjalannya suatu organisasi publik agar dapat terselenggara dengan optimal. Hal tersebut juga berkaitan dengan adanya pemanfaatan sistem informasi pada layanan publik di berbagai organisasi maupun instansi publik/pemerintahan. Perlu upaya untuk memberikan pelayanan yang maksimal dan terintegtasi agar masyarakat memiliki rasa dilayani oleh para birokrat yang sudah menjadi sebuah kewajiban mendasar seorang pelayan publik. Dengan adanya sistem informasi manajemen yang handal, pelayanan publik yang dilakukan oleh instansi akan berjalan dengan maksimal dan akan memberikan kepuasan bagi masyarakat yang memiliki kepentingan terhadap birokrasi.

          Namun demikian, tentu juga memiliki sebuah tantangan yang harus dihadapi oleh birokrat untuk memberikan pelayanan yang berkualitas. Pemanfaatan teknologi informasi dan data base merupakan sebuah keniscayaan yang sudah sepatutnya di gunakan di era modernisasi ini, tentunya pemanfaatan teknologi informasi ini juga akan memberikan gambaran utuh terhadap kemajuan pelayanan publik atau manajemen pelayanan publik yang terintegrasi dengan sistem informasi digital. 

          Tantangan demi tantangan yang dihadapi oleh birokrasi tentunya memerlukan usaha yang maksimal dan memunculkan inovasi-inovasi yang tentunya memberikan kemudahan pada masyarakat umum yang mana agar terjadi sebuah kemajuan dan peningkatan kualitas pelayanan dengan memanfaatkan berbagai macam sistem informasi manajemen.

1 1     Sistem informasi manajemen pada layanan publik 

          Secara etimologis, pelayanan berasal dari kata layan yang berarti membantu menyiapkan atau mengurus keperluan seseorang (Hardiyansyah, 2011) Layanan publik merupakan sebuah bentuk jasa yang diberikan oleh birokrasi untuk mencapai tujuan sebuah organisasi, yang mana memiliki tingkat kepentingan yang sangat tinggi pada masyarakat umum sebagai sebuah objek diberikanya sebuah layanan tersebut. 

          Layanan publik telah mengalami perkembangan-perkembangan yang cukup signifikan terjadi oleh karena kehidupan masyarakat yang begitu dinamis. Banyak hal yang membuat pelayanan publik menjadi suatu hal yang sangat diperhatikan oleh birokrasi sebagai penyedia layanan untuk mencapai tingkat penilaian kinerja, baik menghasilkan output yang baik dengan kepuasan masyarakat yang tinggi maupun output yang dipandang buruk karena kualitas pelayanan yang dirasakan masyarakat kurang memuaskan. 

          Seiring dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang sedemikian pesat ini, menuntut semua faktor untuk ikut menyesuaikan diri, namun apabila tidak dapat mengikuti maka akan terjadi sebuah ketertinggalan yang cukup menjadi sebuah hambatan organisasi mempertahankan eksistensinya di dalam masyarakat. Teknologi informasi banyak membawa perubahan dalam organisasi dan proses bisnis. Teknologi informasi merupakan suatu kebutuhan bagi organisasi yang dapat membantu kinerja organisasi dan individu. Sistem informasi akan membantu perusahaan untuk menyajikan laporan keuangan ke dalam bentuk informasi yang akurat dan terpercaya, sehingga banyak pihak yang memanfaatkan sistem informasi akuntansi untuk mencapai keunggulan bagi perusahaan. Sistem informasi adalah komponen dan elemen dari suatu organisasi yang menyediakan informasi bagi pengguna dengan pengolahan peristiwa keuangan (Zare, 2012). Di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman sendiri, telah banyak melakukan terobosan-terobosan baru dalam hal manajemen pelayanan publik berbasis teknologi. Hal tersebut dapat dilihat dari berbagai penerapan aplikasi online layanan publik yang dibuat oleh pihak pemkab untuk memudahkan seluruh masyarakat dilayani dengan baik dan efisien.

1.2. Pemanfaatan digitalisasi pada manajemen sistem informasi di lingkungan Pemkab Sleman

          Ketika berbicara mengenai digitalisasi, maka tidak akan terlepas dari adanya sebuah teknologi informasi. Teknologi informasi menurut Australian National Training Atuhority adalah pengembangan aplikasi komputer dan teknologi berbasis komunikasi untuk memproses penyajian, mengelola data dan informasi (dalam Aji Supriyanto, 2005). Teknologi informasi adalah alat yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis dan pemerintahan. Dalam pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis dalam mengambil sebuah keputusan.

          Pada inovasi pelayanan saat ini telah banyak menghasilkan pelayanan berbasis online dan sangat mudah untuk di pahami masyarakat. Salah satu pelayanan publik yang paling sering diakses oleh masyarakat adalah pelayanan perizinan. Seperti yang diketahui bahwa kehidupan masyarakat tidak akan terlepas dari perizinan. Perizinan dibutuhkan ketika akan mendirikan bangunan, usaha dagang, minimarket, praktik dokter, praktik bidan, apotek dan masih banyak jenis perizinan yang lain. Kebutuhan akan perizinan ini tentunya juga harus diimbangi dengan penyelenggaraan pelayanan perizinan yang baik pula dari pemerintah khususnya instansi yang bertugas untuk mengurus perizinan.

          Di Kabupaten Sleman, instansi yang bertugas untuk melayani pelayanan perizinan kepada masyarakat adalah Kantor Pelayanan Perizinan (KPP). Dalam memberikan pelayanan perizinan kepada masyarakat, KPP Kabupaten Sleman telah memanfaatkan teknologi informasi yang dimulai sejak tahun 2009. Teknologi informasi yang diapakai antara lain melalui telepon, SMS, e-mail dan juga website yang dibuat secara terpadu pada semua instansi di Kabupaten Sleman. Salah satu teknologi yang dikembangkan di Kabupaten Sleman untuk meningkatkan kualitas pelayanan perizinan adalah teknologi berbasis web yang dinamakan dengan Sistem Informasi Manajeman Pelayanan Perizinan Terpadu (SIMPPT). SIMPPT dibuat oleh Dinas Pehubungan, Komunikasi dan Informatika (Dishubkominfo) bekerja sama dengan Gama Tekno dengan tujuan untuk meningkatkan pelayanan perizinan di Kabupaten Sleman. SIMPPT terdiri dari dua website yaitu back office (BO SIMPPT) yaitu website internal yang hanya bisa diakses KPP dan instansi teknis seperti Dinas Kesehatan, Dinas Pariwisata dan Kebudayaan, Dinas Perindustrian, Perdagangan dan Koperasi serta dinas lain yang ada di Kabupaten Sleman.

          Selain website yang hanya bisa diakses instansi pemerintah, website yang kedua adalah website yang bisa diakses oleh masyarakat yaitu SIMPPT perizinan SIMPPT adalah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk pengelolaan proses izin. Mulai dari eksplorasi informasi izin, pendaftaran, pandataan, survei lapangan, retribusi sampai dengan proses pembuatan surat izin. SIMPPT merupakan suatu sistem jaringan internet yang menggunakan ISP jenis Dedicated Connection dimana koneksi bersifat menetap, yaitu terhubung ke internet selama 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu. Server dari SIMPPT saat ini dipegang oleh Dishubkominfo. SIMPPT dalam menghubungkan suatu sistem komputer antar dinas menggunakan fiber optic yang dapat menjangkau jarak yang jauh, memiliki kecepatan tinggi dan susah untuk mengalami gangguan (Dinas Kominfo: 2015). SIMPPT pertama kali dibuat oleh Gama Tekno yang bekerjasama dengan Dishubkominfo Kabupaten Sleman untuk memudahkan masyarakat dalam mengakses informasi mengenai suatu perizinan tertentu. SIMPPT terdiri dari dua macam yaitu website yang bisa diakses oleh masyarakat dan juga sistem web yang digunakan sebagai back office yang hanya dapat diakses oleh semua dinas yang melayani perizinan termasuk KPP Kabupaten Sleman yang menjadi user. 

          Sistem berjalannya SIMPPT karena KPP Kabupaten Sleman merupakan instansi yang berhadapan langsung dengan masyarakat ketika masyarakat akan mengakses pelayanan perizinan. Pada website yang diperuntukkan oleh masyarakat, terdapat informasi mengenai daftar perizinan, syarat perizinan, prosedur perizinan, formulir perizinan, proses perizinan, saran, keluhan dan nomor yang bisa dihubungi masyarakat untuk dapat mengakses informasi di KPP Kabupaten Sleman. Sarana prasarana dalam pemanfaatan teknologi informasi pada proses pengelolah perizinan di Kabupaten Sleman sudah baik. KPP Kabupaten Sleman dalam memberikan pelayanan perizinan sudah terdapat sarana prasrana yang memadai. Teknologi pendukung pelayanan seperti komputer, printer, jaringan internet, sistem antrian yang modern dan juga alat penghitung uang yang bisa membuat pelayanan menjadi lebih baik.

          Dalam pengelolaannya, masih terdapat permasalahan yaitu belum terpadunya sistem antara SIMPPT dan juga sistem yang dibuat secara internal sehingga proses jalannya perizinan tidak bisa dilihat oleh masyarakat. Selain itu, masalah jaringan dan juga Sumber Daya Manusia yang belum sepenuhnya dapat mengoperasikan teknologi menjadi masalah utama bagi institusi pemerintah dalam melayani masyarakat dengan berbasis teknologi informasi. Ketidaktepatan waktu dalam pelayanan juga masih menjadi masalah penyelenggaraan perizinan di KPP Kabupaten Sleman seperti juga yang terjadi di Kantor Pelayanan Umum Kota Solok.

1.3 Solusi pemangkasan birokrasi pada layanan publik 

          Para pakar administrasi publik atau pakar birokrasi atau ahli-ahli lain tidak jemu-jemunya menyarankan agar birokrasi di Indonesia segera melakukan pembaharuan, kalau tidak ingin ditelah arus globalisasi. Namun apa yang disarankan hanya sebatas diterima, belum direalisasikan, sehingga patologi birokrasi yang tidak dikehendaki oleh masyarakat justru oleh penguasa dan kroni-kroninya dihidup suburkan karena memang menguntungkan mereka. Setelah bangsa Indonesia dilanda krisis dan paradigma baru otonomi daerah sebagai salah satu alternatif, mau tidak mau birokrasi harus direformasi. Bahkan pakar birokrasi Miftah Toha tahun 1996 sebelum Indonesia dilanda krisis, sudah menyarankan agar birokrasi di Indonesia segera direvitalisasi. Ada tiga alternatif dalam merevitalisasi birokrasi, ketiga hal tersebut adalah masalah kepemimpinan.

          Birokrasi, masalah tentang sistem, proses dan prosedur birokrasi publik, dan masalah kelembagaan birokrasi (Miftah Toha, 1996). Adapun ciri-ciri birokrasi yang harus dikembangkan pada masa pemerintahan sekarang ini adalah : a. Pemerintah yang katalik yang lebih berfungsi sebagai fasilitator, bukan lagi sebagai implementator; b. Pemerintah yang sinergik yang mampu melihat kelemahan sendiri dan kebaikan pihak lain dan kemudian mengupayakan perbaikan yang lebih kompreshensif dan produktif; c. Pemerintah dari satu masyarakat yang bertujuan untuk memberdayakan masyarakat bukan hanya untuk mengatur saja; d. Pemerintah yang kompetitif yang mampu meng-energized semangat kompetitif dalam pelayanan publik; e. Pemerintah yang lebih didorong oleh misi yang jelas, bukannya sekedar birokrasi yang mendasarkan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis; f. Pemerintah yang berorientasi kepada pengaruh ketimbang mengutamakan kekuasaan saja; g. Pemerintah yang mendorong timbulnya entrepreneurship ketimbang hanya menekankan kepada hal-hal yang rutin; h. Pemerintah yang menekankan dan mengutamakan adanya demokrasi dan desentralisasi dari pada yang menekankan peranan yang hirarki; i. Pemerintah yang lebih banyak menekankan betapa pentingnya adhocrasy, bekerja dalam tim ketimbang menekankan peran seektoral; j. Pemerintah yang lebih fleksibel dan mengurangi kekakuan aturan. 

          Kualitas pelayanan pemerintah kepada publik akan meningkat seiring iklim kompetitif yang telah bergulir. Rentang kendali yang lebih dekat akan memudahkan pemerintah daerah untuk lebih responsif terhadap kebutuhan, potensi dan kapasitas daerah yang spesifik. Agar kualitas pelayanan publik menjadi lebih baik maka birokrasi harus mengubah posisi dan peran yang selama ini dimainkan (Miftah Toha, 1996). Dari yang suka mengatur dan memerintah berubah menjadi suka melayani, dari yang selalu berpendekatan kekuasaan dan monolog berubah ke arah yang fleksibel, kolaboratis dan dialogis serta dari ciri-ciri yang sloganistik menuju cara-cara kerja yang realistik pragmatis. Proses pemberdayaan masyarakat perlu ditingkatkan dengan menjalin kolaborasi dan kemitraan dengan masyarakat. Peranorganisasi swasta dan lembaga swadaya masyarakat jangan diremehkan. Tampaknya ada gejala bahwa proses inovasi masyarakat lebih cepat dimulai dari pihak swasta ketimbang dari organisasi birokrasi publik.

DAFTAR PUSTAKA

Aji, Supriyanto. 2005. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Salemba Infotek

Charina V B. 2014. PERSEPSI MASYARAKAT TERHADAP PELAYANAN PERIZINAN ONLINE DI KOTA YOGYAKARTA. “http://etd.ugm.ac.id/index.php?mod= penelitian_&subl=PenelitianDetail&act=view&typ=html&buku_id=69983&obyek_id=4. Diakses pada 23 Maret 2021

Djumiarti, Titik, S.Sos., M.Si. 2008. Buku Ajar Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen. Semarang: Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro

Hardiyansyah. 2011. Kualitas Pelayanan Publik Konsep, Dimensi, Indikator dan Implementasinya. Yogyakarta: Gava Media 

Pemkab Sleman. 2011. ”Sleman Menerima Penghargaan BUDIPURA”.http://v3.slemankab.go.id/2595/sleman-menerima-penghargaan-budipura. slm. Diakses Pada 23 Maret 2021

Prabandari, Arum. 2015. KUALITAS PELAYANAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI Studi Kasus Pelayanan Izin Gangguan (HO) di Kantor Pelayanan Perizinan Kabupaten Sleman. Skripsi. FIS Univeristas Yogyakarta: Tidak diterbitkan

Toha, Miftah. 1996. Revitalisasi Birokrasi Dalam Rangka Peningkatan Kualitas Pelayanan Masyarakat, Dalam Demokrasi Indonesia Kontemporer (Riza Noer Arfani). Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada 

Zare, I. 2012. Study of Effect of Accounting Information System and Softwares on Qualitative Features of Accounting Information. Journal of Management Science and Business Research, 1 (4), pp: 1-12.